Bijna twintig jaar nadat ik het instituut ‘vergadering’ uit mijn bedrijf heb verbannen, klampen mensen mij nog altijd aan met de vraag: ‘Is het echt waar dat jullie helemaal niet vergaderen? Hoe is dat mogelijk?’ Hun ongeloof verbaast míj dan weer. Na enig doorvragen valt me op dat het ongeloof bijna altijd terug te voeren is op één hoofdvraag: hoe kun je problemen in je organisatie oplossen als je geen vergaderingen belegt? Dat het zonder vergaderingen kan, dat vergaderingen oplossingen vaak zelfs blokkeren (!), zal ik kort uitleggen.
Om te beginnen is het een slecht idee om van een probleem de hoofdmoot van een vergadering maken, als je dat probleem snel wilt oplossen. Wat voegt het toe als individuele medewerkers, vanuit hun subjectieve beleving, hun licht over dat probleem laten schijnen, behalve dat het tijd opslokt? Dat het mogelijk onenigheid aanwakkert? En daarmee verwijdering tussen mensen, waarvan het juist bedrijfsbelang is dat ze goed samenwerken? Daarbij: waarom een probleem uitvergroten terwijl het overgrote deel van je organisatie prima functioneert? Voor je het weet gaat dan ene probleem het beeld en de beleving van je organisatie bepalen.
Vergaderen helpt dus niet het probleem snel op te lossen, maar werkt juist twijfel, emoties en vertraging in de hand.
Er is nóg een reden waarom ik vind dat vergaderingen slecht zijn. In een ‘denkende organisatie’, zoals ik die graag heb, stelt elke medewerker zichzelf voortdurend de vraag: waarom doe ik dit op deze manier? En: hoe kan het beter? Mijn ervaring is dat vergaderingen die waardevolle vorm van zelfkritiek niet stimuleren, maar tegenhouden. Hoe vaak heb ik niet gezien dat vergaderingen worden gebruikt om jezelf vrij te pleiten en anderen ergens de schuld van te geven? Gevoelens van onvrede te ventileren? Of door jaloezie gedreven discussies te beginnen? Álles om maar niet naar jezelf te hoeven kijken.
Ik zie in vergaderen dus geen enkel, maar dan ook geen enkel voordeel.
In plaats van te vergaderen spreek ik elke ochtend via een ‘daily huddle’ circa tien minuten, in een staande kring, met mijn medewerkers. Daarbij richten we ons op oplossingen. Ik sta versteld van de efficiëntie, van ieders flexibiliteit. Nu, met de bosbranden in Yosemite Park, moeten we klanten snel omboeken. Dat gaat, mede dankzij de ‘huddle’, verbijsterend soepel: iedereen denkt mee, wisselt tips uit.
Het is dan ook bizar dat ik nog steeds de vraag krijg: ‘Waarom vergaderen jullie niet?’ Op grond van mijn ervaringen heb ik meer recht aan bedrijven te vragen: ‘Waarom vergaderen jullie nog?’